CPQ-Software: Configure Price Quote

Mit einer digitalen Vertriebsstrategie zum nachhaltigen Vertriebserfolg

Was versteht man unter CPQ?

Configure Price Quote (CPQ) ist ein Begriff der eine Prozesskette im Vertrieb bzw. in Vertriebsprozessen beschreibt. Die Begriffe beziehen sich überwiegend auf variantenreiche und kundenindividuelle Produkte und Dienstleistungen die vor dem Verkauf bzw. der Angebotserstellung erst konfiguriert und bepreist werden müssen.

Die Begriffe lassen sich wie folgt übersetzen:

Configure

Produkt und/oder Dienstleistung individuell konfigurieren

Price

Preisfindung / Preiskalkulation

Quote

Angebot direkt erstellen

Configure Price Quote Software – CPQ-Software – Configure Price Quote Systeme
Configure Price Quote Software (CPQ Software) bzw. CPQ-Systeme sind im klassischen Sinne Systeme, welche den Anwendern (in den meisten Fällen Vertriebsmitarbeiter) innerhalb des Angebotsprozesses bei der Angebotserstellung unterstützen und dadurch den Prozess der Angebotserstellung wesentlich beschleunigen. CPQ-Systeme sind im Normalfall entweder mit einem CRM-System gekoppelt oder innerhalb des CRM-Systems integriert.

CPQ-Lösungen beinhalten 3 Kernfunktionalitäten:

  1. Regelbasierte Produktkonfiguration
  2. Automatisierte und regelbasierte Preisfindung
  3. Automatisierte Generierung von Angebotsdokumenten

Ausbaustufen von Configure Price Quote (CPQ) Systemen

Die meisten Anbieter von CPQ-Systemen haben sich im Laufe der Jahre jedoch deutlich weiterentwickelt und führen die oben beschriebene Prozesskette bis hin zur Produktion fort. D.h., nach der Erstellung und Annahme des Angebots durch den Endkunden, wird die im CRM-System erstellte Konfiguration automatisiert über ein ERP-System in die Produktion übergeben.

Hierbei stellt sich die Frage wie CPQ-Systeme dies bewerkstelligen können, da eine Produktionsanweisung bei variantenreichen Produkten konkrete Stücklisten voraussetzt und der Vertrieb dem Endkunden normalerweise keine Stücklisten verkauft bzw. mit dem Endunden in der Angebotsphase über konkrete Stücklisten spricht.

Der Produktkonfigurator innerhalb der CPQ-Software schließt die Lücke zwischen Vertrieb und technischer Produktion. Die vertriebliche Konfiguration und Produktfindung wird nicht in Stücklisten oder einzelnen Bauteilen aufgebaut, sondern wird so gestaltet bzw. so übersetzt, dass sie für Vertrieb und Endkunden verständlich ist. Anschließend wandelt der Produktkonfigurator die endkundenverständliche Produktkonfiguration automatisiert in eine technische merkmalsgesteuerte Produktkonfiguration um, die für die sofortige Produktion geeignet ist.

Weiterhin besteht sogar die Möglichkeit die Produktkonfiguration so einfach zu gestalten, dass diese ohne Vertrieb und sogar direkt über Händler oder Vertriebspartner erstellt werden kann. Solche Produktkonfigurationen sind dann z.B. direkt online in ein B2B-Portal bzw. Händler-Portal integriert und im Hintergrund mit dem ERP-System und somit der Produktion gekoppelt. Dies wird auch häufig als Online-Konfiguration bzw. Online-Konfigurator bezeichnet.

Eine noch weitere vereinfachte Online-Konfiguration kann sogar direkt in einem Webshop integriert werden. D.h., es wird kein Vertriebspersonal mehr benötigt. Sofern dies der Fall ist, werden Produkte im Online-Konfigurator oft durch eine Produktvisualisierung in Form von 2D oder 3D unterstützt.

Somit ist im Idealfall die komplette Prozesskette vom Vertrieb/Endkunde und CRM-System über eine Webseite mit Online-Konfigurator über das ERP-System in die Produktion abgedeckt.

Typische Motivation, Probleme & Herausforderungen

Folgende Szenarien löst der Einsatz der CPQ-Software der ACBIS GmbH:

Vertriebseffizienz und Geschwindigkeit

  • Lange Angebotserstellungszeiten: Manuelle Prozesse dauern Tage oder Wochen, während Kunden schnelle Antworten erwarten
  • Komplexe Produktportfolios: Hunderte von Varianten und Optionen überfordern Vertriebsmitarbeiter ohne technischen Support
  • Inkonsistente Angebote: Verschiedene Mitarbeiter erstellen unterschiedliche Angebote für ähnliche Anfragen
  • Hoher Einarbeitungsaufwand: Neue Vertriebsmitarbeiter benötigen monatelange Schulungen für komplexe Produktkataloge
  • Fehleranfällige manuelle Prozesse:  Kalkulationsfehler, falsche Produktkombinationen und Übertragungsfehler häufen sich
  • Änderung der Kundenanforderung: Organisation vieler Angebotsversionen aufgrund sich häufig ändernder Kunden-Anforderungen

Preisgestaltung und Profitabilität

  • Intransparente Preisbildung: Manuelle Kalkulationen sind schwer nachvollziehbar und fehleranfällig
  • Unkontrollierte Rabattgewährung: Vertriebsmitarbeiter gewähren Nachlässe ohne Kenntnis der Auswirkungen auf die Marge
  • Verpasste Upselling-Chancen: Zusätzliche Optionen und Services werden nicht systematisch angeboten
  • Inkonsistente Preisstrukturen: Verschiedene Kunden erhalten unterschiedliche Preise für identische Leistungen
  • Margenerosion: Fehlende Transparenz über Kosten führt zu unprofitablen Geschäften
  • Preiskomplexität: Beherrschen der komplexen Preis- und Rabattstrukturen

Technische Komplexität und Qualität

  • Technisch komplexe Konfigurationen: Inkompatible Komponenten werden kombiniert und führen zu Produktionsproblemen
  • Fehlende Regelvalidierung: Technische Constraints werden nicht automatisch überprüft
  • Übertragungsfehler zur Produktion: Angebotsdaten werden fehlerhaft in Fertigungsaufträge überführt
  • Unvollständige Spezifikationen: Wichtige technische Details fehlen in Angeboten und Aufträgen
  • Versionskonflikte: Veraltete Produktdaten und Preislisten werden verwendet
  • Produktauslegung: Einheitliche Produktauslegung nach definierten Regeln

Skalierbarkeit und Wachstum

  • Begrenzte Skalierbarkeit: Manuelle Prozesse können nicht mit dem Unternehmenswachstum mithalten
  • Geografische Expansion: Verschiedene Märkte erfordern lokale Anpassungen bei Produkten, Preisen und Sprache (Internationaler Vertrieb)
  • Neue Vertriebskanäle: Online-Vertrieb und Partnerkanäle können nicht effizient bedient werden
  • Produktinnovationen: Neue Produkte können nicht schnell in bestehende Prozesse integriert werden
  • Ressourcenknappheit: Mangel an qualifizierten Vertriebsmitarbeitern mit technischem Know-how (Fachkräftemangel)

Kundenerfahrung und Wettbewerb

  • Schlechte Customer Experience: Kunden warten zu lange auf Angebote und erhalten unvollständige Informationen
  • Wettbewerbsnachteile: Konkurrenten mit CPQ-Systemen sind schneller und professioneller
  • Fehlende Selbstbedienung: Kunden können Produkte nicht eigenständig konfigurieren und bewerten
  • Unzureichende Produktvisualisierung: Komplexe Produkte können nicht ansprechend präsentiert werden
  • Mangelnde Transparenz: Kunden erhalten keine nachvollziehbaren Preisaufschlüsselungen

Compliance und Governance

  • Regulatorische Anforderungen: Branchenspezifische Vorschriften müssen bei der Konfiguration beachtet werden
  • Audit-Probleme: Preisbildung und Angebotserstellung sind nicht ausreichend dokumentiert
  • Genehmigungsprozesse: Sonderkonditionen werden ohne formale Freigaben gewährt
  • Datenschutz und Sicherheit: Sensible Preis- und Kundendaten sind nicht ausreichend geschützt
  • Qualitätsstandards: Einheitliche Angebotsqualität kann nicht gewährleistet werden

Digitalisierung & Industrie4.0

  • Fehlende digitale Transformation: Analoge Vertriebsprozesse behindern die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens
  • Mangelnde Systemintegration: Isolierte IT-Systeme verhindern durchgängige digitale Workflows
  • Datensilos aufbrechen: Produktdaten, Preise und Konfigurationswissen sind in verschiedenen Systemen verstreut
  • Smart Manufacturing Readiness: Vertriebsdaten müssen nahtlos in digitale Produktionsplanung fließen
  • IoT und Connected Products: Intelligente Produkte erfordern neue Konfigurations- und Servicemodelle
  • Predictive Analytics Potenzial: Konfigurationsdaten können nicht für Vorhersagemodelle und Optimierungen genutzt werden
  • Digital Twin Integration: Physische Produkte benötigen digitale Zwillinge bereits im Vertriebsprozess
  • Platform Economy Readiness: Vorbereitung auf digitale Marktplätze und Ecosystem-Geschäftsmodelle
  • Automated Workflows: Manuelle Prozesse verhindern vollautomatisierte Order-to-Cash-Zyklen
  • Real-time Data Processing: Echtzeitfähigkeiten für dynamische Preisanpassungen und Verfügbarkeitsprüfungen fehlen
  • API-First Architecture: Moderne Schnittstellen für Integration mit Drittsystemen und Partnern sind nicht vorhanden
  • Cloud-Native Skalierung: Legacy-Systeme können nicht flexibel mit schwankenden Anforderungen umgehen

CPQ-Reifegrade:
Reifegrade für CPQ-Systeme und Unternehmen in Richtung Industrie 4.0

Je nach verwendeter Ausbaustufe der CPQ-Lösung lassen sich die Unternehmen und CPQ-Systeme über unterschiedliche CPQ-Reifegrade definieren. Da die Reifegrade der Unternehmen unmittelbar von den Reifegraden der CPQ-Systeme abhängig sind werden diese gleichgesetzt.

Industrie-4.0-configure-price-quote-CPQ-System-Reifegrade

Der Reifegrad von Unternehmen mit individuellen Produkten und/oder Dienstleistungen lässt sich demnach durch den Automatisierungs- und Digitalisierungsgrad der Geschäftsprozesse ermitteln. D.h., je höher der Reifegrad desto mehr sind die Geschäftsprozesse automatisiert und digitalisiert. Mit jedem höheren Reifegrad lassen sich immense Kosten- und Zeiteinsparungen erzielen.

Um den CPQ-Reifegrad eines Unternehmens zu ermitteln müssen die folgenden Punkte analysiert werden:

1. Ausbaustufe des CPQ-Systems
Im ersten Schritt werden die aktuell verwendeten Systeme und die damit abgedeckten Geschäftsprozesse analysiert und dokumentiert. Hierbei sollten, je nach Reifegrad, Probleme, Lücken und Engpässen in den Geschäftsprozessen bzw. in der Systemlandschaft auftauchen.

2. Vertrieb
Im zweiten Schritt werden die Vertriebskanäle des Unternehmens dokumentiert und geprüft in wie weit sich durch Händler oder Endkunden ggf. weitere sinnvolle Vertriebskanäle erschließen lassen. Wenn sich z.B. durch Händler oder Endkunden keine weiteren Vertriebskanäle mehr erschließen lassen ist der höchstmögliche Reifegrad eines Unternehmens der Reifegrad 3.

3. Probleme
Im dritten Schritt werden die in den Geschäftsprozessen auftretenden Probleme analysiert und dokumentiert. Idealerweise werden die Probleme zusätzlich mit den daraus resultierenden Kosten ergänzt. (Schätzwerte sind hierbei ausreichend)

Sobald alle Punkte analysiert kann ein Unternehmen hinsichtlich des CPQ-Reifegrades klassifiziert werden.

Hauptanwender von CPQ-Systemen sind:

Kundenbetreuer/Account Manager

Vertriebsmitarbeiter

Reseller/ Händler (B2B-Portal)

Endkunden

Möchten Sie mehr über die CPQ-Software der ACBIS erfahren?

CPQ-Lösungen für den Vertrieb von komplexen Produkten

Ihre Vorteile mit Configure Price Quote (CPQ) von ACBIS

Schnellere Angebotserstellung

Angebote lassen sich automatisiert und in kürzester Zeit erstellen. Das reduziert die Bearbeitungszeit und steigert die Reaktionsgeschwindigkeit im Vertrieb.

Fehlerreduktion

Dank hinterlegter Regeln und Validierungen sind nur technisch machbare und freigegebene Konfigurationen möglich. So sinkt die Fehlerquote bei Angeboten und Aufträgen erheblich.

Höhere Effizienz

Viele manuelle Arbeitsschritte entfallen, da Preise, Konfigurationen und Dokumente automatisch generiert werden. Das entlastet Vertriebsteams und schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Kundenzufriedenheit

Kunden erhalten schneller ein individuelles und korrektes Angebot. Die Transparenz im Prozess stärkt Vertrauen und erhöht die Wahrscheinlichkeit für einen Abschluss.

Skalierbarkeit

Ob Start-up oder Großunternehmen: Die ACBIS CPQ-Software wächst mit den Anforderungen und ist für steigende Produktvielfalt und Angebotsvolumen bestens gerüstet.

Umsatzsteigerung

Durch Cross-Selling- und Up-Selling-Funktionen können passende Zusatzoptionen automatisch vorgeschlagen werden. Das steigert den Auftragswert und erhöht den Umsatz.

Weiteren Nutzen von CPQ-Systemen

CPQ-Systeme bzw. CPQ-Software sind ein wesentlicher Bestandteil von Industrie 4.0 in Richtung Digitalisierung, Automatisierung und Standardisierung.

  • Beschleunigte Auftrags- und Bestellprozesse, Senkung der Durchlaufzeiten und dadurch Kosten- und Zeitersparnis [bis zu 70 %]
  • Automatisierte Auftragsabwicklung
  • Automatisierte Produktionssteuerung
  • Guided Selling für Vertrieb, Händler und Kunden und dadurch Entlastung des Vertriebs und ggf. Reduzierung der Vertriebsmitarbeiter
  • Reduzierung der Einarbeitungszeit für neue Vertriebsmitarbeiter
  • Vertriebsunterstützung
  • Unterstützung und Entlastung der Produktionsmitarbeiter
  • Minimierung des Know-How Verlusts durch Wegfall eines langjährigen Vertriebsmitarbeiters
  • Dokumentation der Produktvielfalt
  • Dokumentation des Wissens über Produkte
  • Senkung der Produktionskosten
  • Reduktion der Fehleranfälligkeit – Fehlerfreie Produktion / Auftragserstellung / Angebotserstellung
  • Schnell fehlerfreie und komplexe Angebote ohne Produktexperten erstellen
  • Kostensenkung
  • Umsatzsteigerung
  • Zentralisiertes Produktwissen durch Transfer des Produktwissens in Software (Wissenssicherung)
  • Wettbewerbsvorteil da schneller und effizienter am Markt bei neuen Produkten
  • Optimierte und beschleunigte Vertriebsprozesse durch erhöhte Standardisierung und Automatisierung
  • Erhöhung des Auftragsvolumens bei B2B-Händlerportal
  • Transfer des Produktwissens zum Kunden
  • Reduktion der Produktkomplexität
  • Verbessertes Cross- und Upselling
  • Mehr Zeit für andere Dinge / Konzentration auf Wesentliche
  • einfache Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft

Return on Invest (ROI) / Amortisation

Der ROI nach der Einführung eines CPQ-Systems liegt je nach Reifegrad im Durchschnitt zwischen 3 – 12 Monaten.

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