Dadurch hat jeder stets Zugriff auf alle aktuellen Daten. Das Unternehmen tritt einheitlich gegenüber dem Kunden auf, was Textform, aktuelle Preise und das Erscheinungsbild insgesamt betrifft. Der Vertrieb arbeitet in der Angebotsphase flexibler und um rund 30 Prozent schneller.
Diese Angebotskonfiguration verlief dann händisch in Word und Excel mit Copy-&Paste. Oft musste noch nachkalkuliert werden, da der Vertriebsmitarbeiter keine aktuellen Preise von Zulieferteilen in seinen Unterlagen vorliegen hatte. Kam es schließlich zum Auftrag, wurden alle Daten manuell in PSIPenta als neuer Auftrag übertragen. Stücklisten konnten erstellt werden und der Vorgang ging an Auftragswesen und Fertigung über.
Dirk Struppe, Leiter Projektierung und Angebotsmanagement: „Wir können unseren Kunden heute Komplettanlagen aus einer Hand anbieten, und dies standortübergreifend, denn jede der Gesellschaften bringt ihr eigenes Spezialwissen in das Gesamt-Produktportfolio ein. Unsere bisherige Angebotserstellung mussten wir in diesem Zuge an diese Verhältnisse anpassen. Wir benötigten eine Software, die allen Vertriebsbeschäftigten im Konzern zentral zur Verfügung steht und mit der jeder Kollege Angebote über das komplette Portfolio erstellen kann.“ Der Vertrieb in Egelsbach sollte das System also ebenso nutzen können wie der Vertrieb in Dülmen und in Bielefeld.
Die gute Zusammenarbeit mit ACBIS in der Vergangenheit war also mit ausschlaggebend für die Entscheidung des Projektteams. Vor allem aber die Tatsache, dass der SalesManager mit integriertem ePOS-Produktkonfigurator äußerst funktionsreich ist und sich aus Sicht von Trützschler daher für die Angebotskonfiguration auch besser eignet, als etwa das Variantenmanagement von PSIPenta. Aktuelle Preise und Textbausteine für alle im Portfolio der drei Konzerngesellschaften enthaltenen Produkte sind im SalesManager an zentraler Stelle hinterlegt und stehen allen Nutzern tagesaktuell zur Verfügung, egal, wo diese sich gerade befinden.
Branche: Maschinen- und Anlagenbau
Die Vertriebsmitarbeiter an den drei Standorten erstellen nach wie vor Ihre Angebote, aber nun nicht mehr mit individuellen Zahlen und Textbausteinen in ihrem lokalen Word und Excel, sondern auf Basis aktueller Informationen im SalesManager. In der Software stellen sie den Warenkorb für das gewünschte Produkt zusammen und der Interessent erhält anschließend einen Ausdruck als Angebot.
Andrea Albers, zuständig für Projektierung und Angebotsmanagement: „Würden wir die Teilangebote wie früher manuell erstellen, wäre eine übergreifende Angebotserstellung viel aufwendiger. Nun sind bei uns alle Angebote aus einem Guss und wir pflegen dem Kunden gegenüber ein einheitliches Erscheinungsbild.“
Ausschlaggebend dafür ist auch, dass im SalesManager zu jedem der 5.000 aufgeführten Bauteile vorgefertigte Beschreibungstexte hinterlegt sind, die nun in allen Angeboten einheitlich verwendet werden. Früher gelangte nicht jede Änderung an einem solchen Kurztext oder auch in den AGBs, Verkaufs- oder Lieferbedingungen sofort zu jedem Verkäufer, da diese standardmäßig ihre alten Word-Vorlagen verwendeten.
Heike Kruse, zuständig für Projektierung und Angebotsmanagement: „Allein deshalb ist das Variantenmanagement von PSIPenta für die Angebotserstellung nicht so geeignet, weil man dort keine Texte hinterlegen kann. Im ERP-System pflegen wir daher die Grunddaten bis hinunter zur kleinsten Schraube, die man im Vertrieb ohnehin nicht benötigt. Im Sales-Manager führen wir nur übergeordnete Baugruppen mit aktuellen Preisen und Texten. So ist die Software ideal auf den Vertrieb zugeschnitten.“
Mehr Flexibilität für das konzernweite Vertriebsteam ist der eine große Nutzen des Systems, der Andere ist eine deutliche Zeitersparnis: „Heute können wir unsere Angebote um rund ein Drittel schneller erstellen“, schätzt Andrea Albers. Bei der Erstellung umfangreicher und individueller Angebote tritt dieser Vorteil noch nicht so deutlich hervor. Wünscht der Kunde jedoch im weiteren Verlauf Änderungen, lassen sich Warenkörbe im SalesManager einfach duplizieren, einzelne Komponenten wieder entfernen und das neue Angebot steht auf Knopfdruck zur Verfügung.
In der Angebotsphase ist der Geschwindigkeitsvorteil nunmehr deutlich und die
Vertriebskollegen können viel schneller auf Kundenanforderungen reagieren.
Mit dem SalesManager steigt außerdem die Sicherheit bei der Angebotserstellung. Denn Nachkalkulationen und Preise von Zulieferkomponenten pflegen Andrea Albers und Heike Kruse sofort im Sales-Manager nach. So hat jeder Vertriebskollege die aktuellen Preise vorliegen, unerfreuliche Nachkalkulationen sind nur noch die Ausnahme.
Als besonderes Feature schätzen die Vertriebsmitarbeiter die Offline-Verfügbarkeit des SalesManagers. Dadurch wird jede Änderung, die sie unterwegs im System bei der Angebotserstellung vornehmen, mit dem Zentralsystem synchronisiert, sobald sie sich am erneut im zentralen Netzwerk anmelden. Umgekehrt werden dabei aktuelle Preise und Texte auf ihr Gerät übertragen. Dirk Struppe: „Diese Replizierbarkeit ist für den Vertrieb sehr wichtig, sie hat dem System bei uns erst richtig zum Durchbruch verholfen.“