Angebotserstellung

Komplexe Angebote einfach erstellen

Unternehmen, die kundenindividuelle Produkte und Dienstleistungen anbieten, sind gezwungen, ihren Interessenten abgestimmt auf deren Anforderungen ein individuelles Angebot vorzulegen. Der ePOS-Produktkonfigurator hilft den Unternehmen das Produkt nach den Wünschen seines Kunden festzulegen, d.h. zu konfigurieren.
Das Ergebnis der Konfiguration ist, basierend auf den Daten des Interessenten ein individuelles Angebot zu erstellen. Die Angebotserstellung ist ebenso flexibel auszuführen, wie dies für die Produktkonfiguration erforderlich ist.
Denn im Gegensatz zu einem Angebot von Standardprodukten sind bei einem Konfigurationsprodukt eine Reihe individueller Komponenten zu generieren:

  • Individuelle Gliederung des Angebotes in Haupt-und Unterpositionen (Baumstruktur)
  • Individueller Angebotstext ev. mit eingebetteten Merkmalswerten (in mehreren Sprachen)
  • Individueller Preis, berechnet über den Konfigurator (in mehreren Währungen)
  • Alternativangebote und Alternativpositionen mit geänderten Einsatzbedingen
  • Optionspositionen, die vom Interessenten zusätzlich gewählt werden können
  • Bilddarstellung des Produktes und seiner Positionen
  • Maßblätter und technische Datenblätter
  • Bemaßte Zeichnungen zur Darstellung des Produktaufbaus bzw. der möglichen Produktaußenmaße.

Je nach Bedarfsfall muss in der Angebotserstellung ein vollständiges und umfangreiches Angebot bestehend aus einem Deckblatt, einem Inhaltsverzeichnis, einer Preisübersicht, der detaillierten Auflistung aller Positionen inkl. Text und Bild und Preis aufgebaut werden. In einfacheren Fällen, z.B . bei einem Budgetangebot genügt auch ein Kurzangebot mit einer pauschalen Darstellung von Produkt und Preis.

Der ePOS-Konfigurator übernimmt die Aufgabe der Generierung dieser Angebotsformen über ein umfassendes und leistungsstarkes Druckregelwerk. In der Angebotsgenerierung werden auch Funktionen von MS Word genutzt, um einen flexiblen Aufbau eines Dokumentes zu ermöglichen. Zum Versand an den Interessenten wird aus den Vorlagen ein PDF-Dokument zum E-Mail-Versand erzeugt.

Zu beachten ist auch, dass Angebote häufig nicht direkt zu einem Auftrag führen. Vielmehr wünscht der Interessent Änderungen am Angebot, und dies oft mehrfach. ACBIS Software zur Angebotserstellung ist auf diese Anforderung vorbereitet. Jedes Angebot kann in einer neuen Version mehrfach geändert werden, die Ursprungsversion und damit die Historie bleibt erhalten.

Ein wichtiger Vorgang in der Angebotserstellung ist auch die Rabattierung von Produkten und Preisen. ACBIS Software zur Angebotserstellung bietet die Möglichkeit des Rabattes auf Positionsebene oder pauschal für das gesamte Angebot. Über die oben beschriebene ACBIS-Angebotserstellung ist steuerbar, ob Rabatte dargestellt oder verdeckt werden.Führt eine Angebot zum Auftrag dann bietet die ACBIS-Software die Funktion zur Übernahme eines Angebotes in einen Auftrag und Übergabe alles Auftragsdaten an ein ERP-System zur Auftragsabwicklung.

Alle Funktionen zur Angebotserstellung müssen auch mehrsprachig verfügbar sein und unterschiedliche Währungen erlauben.
Die Funktionen der Angebotserstellung stehen in ACBIS-Lösungen sowohl in ERP-integrierten Anwendungen, Off-Line-Anwendungen auf einem Notebook und in Webanwendungen zur Verfügung.

Generell ist davon auszugehen, dass bei der Angebotserstellung komplexer kundenindividueller Produkte und Dienstleistungen eine Angebotsstruktur als laufende Liste ohne Gliederungsstrukturen ungeeignet ist. Die meist in ERP-Systemen vorzufindenden Hilfsmittel, wie z.B. Reportgeneratoren, eigenen sich gut für mehr oder weniger statische Reports. Nutzt man Reportgeneratoren für die Erzeugung von Angeboten geraten diese Werkzeuge sehr schnell an ihre Grenzen und der Aufwand der Vorlagenerstellung wird sehr hoch.

Im Folgenden sind einige Beispiele von Angebotsdokumenten dargestellt, die von einer einfachen Struktur bis zu komplex gegliederten Angeboten reicht.

Beispiel 1: Angebot über ein PC-System, das aus einer Reihe von Komponenten besteht.

Zur Erzeugung des Angebotstextes ist es nicht von Bedeutung, ob diese Komponentenzusammenstellung im Warenkorb über eine Konfiguration oder durch manuelle Auswahl erfolgt ist.

Alle im Folgenden gezeigten Angebote sind im System SalesManager auch ohne Einsatz einer Produkt-Konfiguration möglich. In praktischen Anwendungen zeigt sich sehr häufig, dass es sehr sinnvoll ist auch individuelle Positionen in einem Angebot manuell hinzufügen zu können. Wollte man alle denkbaren Ergänzungen eines Angebotes in einer Konfiguration erfassen so wäre dies möglich aber mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden.

Abbildung 1: Warenkorb der ausgewählten Komponenten eines PC-Systems (SalesManager)

Abbildung 1: Warenkorb der ausgewählten Komponenten eines PC-Systems (SalesManager)

Aus diesem Warenkorb sind unterschiedliche Angebote erstellbar. Bei der Angebotserstellung mit der Software SalesManager kann aus mehreren Vorlagen ausgewählt werden:

  • Kurzangebot (ohne Langtext und ohne Bild)
  • Angebot mit Positionstext (ohne Bild)
  • Angebot mit Positionstext und Bild
  • Weitere individuelle Vorlagen können ergänzt werden

Beispiel 2: Kurzangebot (Druckausgabe) in einer einfachen Listenstruktur basierend auf dem Warenkorb unter Abbildung 1.

Angebotserstellung - Erzeugtes Angebot

Erzeugtes Kurzangebot

Angebotserstellung - Erzeugtes Angebot

Erzeugtes Kurzangebot

Beispiel 3: Kurzangebot (Druckausgabe) in einer einfachen Listenstruktur mit Positionstexten basierend auf dem Warenkorb unter Abbildung 1.

Angebotserstellung - Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Angebotserstellung - Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Angebotserstellung - Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Angebotserstellung - Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten

Beispiel 4: Kurzangebot (Druckausgabe) in einer einfachen Listenstruktur mit Positionstexten und Bildern basierend auf dem Warenkorb unter Abbildung 1.

Angebotserstellung - 1

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten und Bildern

Angebotserstellung - 2

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten und Bildern

Angebotserstellung - 3

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten und Bildern

Angebotserstellung - 4

Erzeugtes Kurzangebot mit Positionstexten und Bildern

Beispiel 5: Ein umfangreiches Angebot für eine Sondermaschine in Abbildung 2 mit einem mehrstufigen Warenkorb.

Angebotserstellung - Mehrstufiger Warenkorb für eine Sondermaschine

Abbildung 2: Mehrstufiger Warenkorb für eine Sondermaschine

Der in Abbildung 2 dargestellte Warenkorb in einer mehrstufigen Baumstruktur umfasst:

    • Gliederungspositionen
      • Tiefbohrmaschinen Baureihe ML
      • Alternativposition Tiefbohrmaschinen Baureihe ML
      • Anlieferung Werk Mannheim (Lieferkosten)
      • Montage und Inbetriebnahme (Dienstleistungspositionen)
      • Ersatzteilpackage (Artikel aus einer freien Auswahl)
      • Wartung (Serviceangebot, ev. auch optional)

 

  • Preispositionen, die einen Preis ausweisen, z.B.
    • Grundmaschine ML200, bestehend aus den Positionsinhalten
      • Maschinenbett ML250-2-1400
      • Tiefbohreinheit AL250-2-1400 für Standardmaschine
      • Spannreitstock ML250-2-fest
      • Werkstückschlitten ML250 hydraulisch zustellbar
      • Hydraulikaggregat ND2

Positionsinhalte sind Verkaufsartikel mit eigenen Preisen, die aber im Angebot nicht einzeln dargestellt werden. Alle Preise der Positionsinhalte werden auf die übergeordnete Preisposition aufaddiert.

Gliederungspositionen und Preispositionen können auch als Alternativen oder Optionen dargestellt werden. Beide werden nicht in die Summierung des Angebotspreises aufgenommen. Bei Alternativpositionen muss vor einer Auftragserteilung der Kunde entscheiden, welche Ausführung er bevorzugt. Optionen sind Positionen, die bei einem Auftrag auch entfallen können ohne dabei die Vollständigkeit des Produktes und der Lieferung zu gefährden.
Neben den genannten Positionen können auch zusätzliche Textpositionen in das Angebot eingefügt werden. Dies können z.B. Texte für Garantien oder Abnahmen etc. sein.

Die mehrstufige Struktur eines Angebots, d.h. seine Gliederung kann individuell je Angebot erzeugt werden. Über Angebotsvorlagen lassen sich Gliederungen mit und ohne Positionen vorbereiten und bei der Angebotserstellung nutzen.
Ein Angebotswarenkorb kann auch ohne Einsatz des Konfigurators manuell erzeugt und befüllt werden. Die Konfiguration von Produkten und Erzeugung des Angebotswarenkorbes über den ePOS-Konfigurator stellt die Optimierung des Prozesses der Angebotserstellung dar, sie ist aber keineswegs zwingen erforderlich.

Positionen eines Warenkorbes können echte Artikel (Verkaufsartikel) sein, die ev. aus dem ERP-System bereitgestellt werden. Es ist aber auch möglich kundenindividuelle Positionen als neue Artikel anzulegen, zu betexten und über verschiedene Kalkulationsverfahren (Zuschlagskalkulation, Kalkulation Handelswaren, Excel-basierte Kalkulation) zu kalkulieren.

Beispiel 6: Ein umfangreiches Angebot (Druckausgabe) mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und mehrstufiger Gliederungsstruktur und Alternativen basierend auf dem Warenkorb unter Abbildung 2.

Dieses Beispiel stellt nur einen typischen Angebotsaufbau dar, es kann vom Kunden nach seinen Wüschen und Vorstellungen geändert oder erweitert werden. Nach Einweisung kann der Systembetreuer des Kunden diese Änderungen selbst vornehmen.

Angebotserstellung - Umfangreiches Angebot

Umfangreiches Angebot

Angebotserstellung - Umfangreiches Angebot

Umfangreiches Angebot

Angebotserstellung - Umfangreiches Angebot

Umfangreiches Angebot

Angebotserstellung - Umfangreiches Angebot

Umfangreiches Angebot

Angebotserstellung - Umfangreiches Angebot

Umfangreiches Angebot

Beispiel 7: Druckausgabe eines Warenkorbes als Angebotsübersicht für den Vertrieb in MS Excel in zwei unterschiedlichen Darstellungen.

In dieser komprimierten Darstellung werden Rabatte und Zuschläge dargestellt und liefern dem Vertreib schnelle Informationen über ev. vorhandene Preisspielräume. Falls Deckungsbeiträge bekannt sind können auch die Deckungsbeiträge je Position ausgewiesen werden.

In machen Anwendungen des SalesManagers werden als Auswertungen des Angebotswarenkorbes auch sogenannte „Management Summaries“ erzeugt, die wesentliche Daten für Managemententscheidungen liefern, z.B. Summe der Eigen- und Fremdbezugspositionen.

Angebotserstellung - Excel Export

Excel Export

Angebotserstellung - Excel Export

Excel Export

Angebotserstellung - Excel Export

Excel Export

Beispiel 8: Kundenindividuelles Angebot

Es sind auch Sonderformen von Angeboten möglich, in denen z.B. maßstäbliche Zeichnungen der zu liefernden Produkte dargestellt werden.
Das folgende Beispiel zeigt ein Angebot für ein kundenindividuelles Lamellenfenster. Das Fenster ist variabel bezüglich der Maße (Breite, Höhe), der Anzahl der Lamellen, der Betätigungstechnik (manuell, elektrisch) und der Materialien des Rahmens und der Glaslamellen.

Warenkorb eines Angebotes für ein Lamellenfenster erzeugt über eine Konfiguration. Die folgende Abbildung 3 zeigt den Konfigurationsdialog.

Angebotserstellung - Abbildung 3: Konfigurationsdialog Lamellenfenster

Abbildung 3: Konfigurationsdialog Lamellenfenster

Angebotserstellung - Abbildung 4: Warenkorb Lamellenfenster

Abbildung 4: Warenkorb Lamellenfenster

In diesem Angebotswarenkorb (Abbildung 4) werden die berechneten Materialien als Positionsinhalte zur Kalkulation der Herstellkosten verwendet. Im Angebot werden die Materialien nicht dargestellt. Das Angebot, dass aus dem obigen Warenkorb nach Abbildung 4 erzeugt wird hat den folgenden Aufbau:

Angebotserstellung - Individuelles Angebot

Individuelles Angebot

Angebotserstellung - Individuelles Angebot

Individuelles Angebot

Angebotserstellung - Individuelles Angebot

Individuelles Angebot

In diesem Angebot wird im Konfigurationsvorgang auf der Basis der ermittelten Daten eine maßstäbliche Zeichnung des Lamellenfensters erzeugt und in das Angebot eingefügt. Neben 2D-Maßblättern sind auch 3D-Visualisierungden eines Konfigurationsproduktes möglich und können in vorgewählten Ansichten in ein Angebot übernommen werden.

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